重度訪問介護をはじめとした訪問系障害福祉の業務支援クラウド

シフト・記録・勤怠・請求を、ひとつの流れに。

複雑なシフト作成から、ヘルパーの勤怠記録、介助実績、月次確認まで。紙・Excel・LINEに分散した業務を、ケアシンクで一元管理します。国保連への請求も、同じ情報からつなげます。

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シフトから月次確認まで同じ情報を一つの流れで管理

Current challenges

こんなお悩みはありませんか?

必要な情報が、担当者の頭の中・紙・Excel・連絡ツールに分かれている。日々の確認・調整を、ひとつのシステムで支えます。

担当者の頭の中紙Excel連絡ツール
ケアシンクで、情報と業務をつなぐ

01現状の課題

担当者の頭の中にある、シフトの条件

利用者とヘルパーの相性や細かな勤務条件を、特定の担当者しか把握しておらず、ほかの人に任せにくい。

ケアシンクでできること

担当者が把握している条件を、共有できる情報に。

相性や勤務条件をシステムに登録し、担当者の記憶だけに頼らず、シフト作成に活用できるようにします。

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02現状の課題

休暇・勤務希望の取りまとめが大変

LINE・メール・電話などで届く連絡を拾い集め、シフト表に書き写している。後から届いた変更の反映にも手間がかかる。

ケアシンクでできること

勤務希望や利用予定を、システム上で受け付け。

ヘルパーの休暇申請・シフト申請(希望休)、利用者からの変更の連絡をシステム上で受け付けて集約し、シフト作成に必要な情報を確認しやすくします。

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03現状の課題

急な休みや変更で、調整し直し

代わりに入れるヘルパーを探し、ほかの予定への影響を確認して、シフト表の修正と関係者への連絡を行っている。

ケアシンクでできること

シフトの変更・調整を、画面上で。

候補一覧で担当できる人と前後の日の勤務を確かめながら、担当者や時間帯を画面上で調整。ヘルパーへ勤務できるかの確認を送ることもでき、紙の書き直しや表の作り直しの手間を減らします。

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04現状の課題

介助・勤怠記録の確認に手間

紙で提出された記録を一枚ずつ確認し、未提出や記入漏れを探している。誰がどこまで記録したかも把握しにくい。

ケアシンクでできること

勤務・介助の記録を、スマートフォンから。

ヘルパーが現場で入力した記録を、管理者が画面で確認。紙を提出・回収して確認する作業を減らします。

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05現状の課題

集計・報告のたびに、情報を集め直す

出勤・勤務時間の集計や申請・報告の資料準備に向けて、紙やExcelを集め、照合・計算・転記している。

処遇改善加算実績報告・勤怠集計・経営資料準備など

ケアシンクでできること

日々の記録を、集計・資料準備に使えるデータに。

勤怠・介助実績を蓄積し、一覧での確認や、給与ソフト向けの勤怠データ・CSV・帳票の出力を通じて、情報を集め直す手間を減らします。

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処遇改善加算実績報告や経営資料準備に必要な情報の整理・集計を支援します。報告書の自動作成・申請・提出を行うものではありません。給与計算・介護報酬請求は別ソフトで行います。

About

シフトから請求へ。ひとつの流れで。

ケアシンクは、重度訪問介護をはじめとした訪問系障害福祉のシフト・出勤簿・介助実績・請求を一元管理する業務支援クラウドです。同じ情報を次の業務へ引き継ぎ、転記や差分確認の負担を減らします。

シフト作成
→
公開・予定共有
→
出退勤
→
介助実績
→
月次確定
→
請求

Reasons

ケアシンクが選ばれる3つの理由

重度訪問介護をはじめとした訪問系障害福祉で日々発生する複雑な条件と、シフト・出勤簿・介助実績の確認業務。その実務を前提に、管理者の判断を支える仕組みをつくっています。

01

重度訪問介護の複雑な実務を、設計の中心に

長時間・日またぎ・複数人体制など、重度訪問介護で日常的に起こる条件を前提に設計しています。

02

資格・相性・勤務可能時間まで、シフト作成時に確認

保有資格や勤務可能時間に加え、利用者とヘルパー、ヘルパー同士の相性も踏まえた割り当て案を、管理者が確認・調整できます。

03

予定・勤怠・介助実績のズレを、月次確認まで追える

予定と出退勤、介助実績の差分を同じ流れで確認。修正依頼・承認・月次確定から、給与ソフト向けの勤怠データの出力、ケアシンク 請求での国保連への請求ファイルづくりまでつなげます。

Features

日々の業務を、ひとつの場所で。

週間シフト画面拡大して見る

シフト自動作成・シフト表

登録した資格・相性・勤務希望などの条件をもとにシフトの案を作成。管理者が案を確認・調整してから、シフト表へ反映します。

出勤簿画面拡大して見る

出勤簿・月次確定・休暇管理

ヘルパーの出退勤、予定との差分、休暇申請をまとめて確認。変形労働時間制の残業も日・週・月の順に集計し、確定した月は給与ソフト向けのデータや帳票として出力できます。

シフト管理画面拡大して見る

割り当て・月ごとの公開

候補一覧で担当できる人を確かめながら割り当てを調整。シフトは月ごとにまとめて公開し、公開すると担当のある従業員にお知らせが届きます。

管理ダッシュボード拡大して見る

業務ダッシュボード

翌月シフトの公開し忘れや人が足りない枠、介助記録の未入力など、管理者が次に行う業務を把握しやすくします。

ケアシンク 請求

実績から、そのまま請求へ。

ケアシンク 請求は、ケアシンクの中で切り替えて使う請求の機能です。確定したシフトと介助実績をもとに、国保連へ出すファイルを作り、送る前に点検します。

事業所ごとに、使う・使わないを選べます。提供開始に向けて準備を進めています。

  1. 実績から請求を作る確定した実績をもとに、利用者ごとの明細をつくります。重度訪問介護・居宅介護・同行援護・行動援護に対応します。
  2. 送る前に点検する返戻や警告につながりやすい所を、送る前に確かめられます。
  3. 国保連へ出すファイルを作る請求書・明細書、実績記録票、上限額管理結果票のファイルを作ります。送信は事業所の取込送信システムから行います。

For every role

役割に合わせて、必要な情報を分かりやすく

管理者・サービス提供責任者

事業所全体を見渡して、調整・確認する

翌月のシフトを作成・調整したいとき

従業員・利用者の情報、資格、相性、勤務可能時間を登録しておくと、シフト自動作成で条件をもとにした案を作成します。管理者が案を確認・調整してシフト表へ反映し、月ごとにまとめて公開します。

担当者を差し替えたいとき

シフト表で利用者と従業員の表を左右に並べたり、候補一覧で担当できる人と前後の日の勤務を確かめたりしながら、割り当てを調整します。

出勤簿・介助実績に差分があるとき

予定、出退勤、介助実績を照合し、要確認箇所を確認します。必要な修正依頼と承認を進め、月次確定につなげます。

休暇や勤務条件を確認したいとき

休暇申請・希望休と勤務可能時間を確認し、シフトを調整するための情報をまとめて管理します。有給休暇は付与日に自動で付与され、次回の付与予定も一覧で確認できます。

月末の確認を進めたいとき

未確認の記録や差分、日・週・月で集計した残業を確認して出勤簿を月次確定し、給与ソフト向けのデータや帳票を出力します。給与計算や介護報酬請求そのものは別ソフトで行います。

役割ごとの機能を見る →

Onboarding

導入の流れ

現在の運用を伺い、デジタルへ置き換える範囲を一緒に整理してから本稼働へ進みます。

  1. 01
    導入相談

    事業所規模、現在のシフト・出勤簿・介助実績の管理方法、お困りの業務を伺います。

  2. 02
    業務ヒアリング

    管理者・サービス提供責任者と現行業務を整理し、デジタルへ置き換える範囲を一緒に検討します。

  3. 03
    導入内容の整理

    利用機能、対象となる事業所・役割、初期情報、導入スケジュールをご案内します。

  4. 04
    初期設定・操作説明

    従業員・利用者情報、資格・勤務条件・相性情報をもとに、登録方法と役割ごとの操作をご説明します。

  5. 05
    本稼働・継続支援

    実際の業務で利用を開始し、日々の確認事項を整理しながら運用定着・改善を支援します。

導入について詳しく見る →

FAQ

よくあるご質問

導入前によくいただくご質問をまとめています。

すべての質問を見る →
重度訪問介護以外でも利用できますか?

重度訪問介護をはじめ、居宅介護などの訪問系障害福祉を対象としています。サービス種別や事業所の運用を伺ったうえで、対応範囲をご案内します。

現在のExcelから移行できますか?

管理している項目や形式を確認し、初期設定と移行方法をご相談します。

給与計算・国保連への請求もできますか?

給与計算そのものは行いません。確定した勤怠を、給与ソフト(社労夢・オフィスステーション・freee)向けのデータとして出力します。国保連への請求は「ケアシンク 請求」で、提出するファイルづくりと送る前の点検まで行えます。送信は事業所の取込送信システムから行います。

シフトは自動で作成されますか?

登録した条件をもとに、シフトの案を作成する機能があります。案はそのまま確定せず、管理者が確認・調整してからシフト表へ反映し、月ごとに公開します。

オンラインだけで導入できますか?

原則オンラインで全国に対応します。対面での支援をご希望の場合は個別にご相談ください。

CareSync

現場に向き合う時間を、
取り戻すために。

ケアシンクは、福祉の現場で働く一人ひとりが本来の想いに向き合えるよう、CareSync株式会社がつくっています。