01現状の課題
担当者の頭の中にある、シフトの条件
利用者とヘルパーの相性や細かな勤務条件を、特定の担当者しか把握しておらず、ほかの人に任せにくい。
重度訪問介護をはじめとした訪問系障害福祉の業務支援クラウド
複雑なシフト作成から、ヘルパーの勤怠記録、介助実績、月次確認まで。紙・Excel・LINEに分散した業務を、ケアシンクで一元管理します。国保連への請求も、同じ情報からつなげます。
全国オンライン対応
Current challenges
必要な情報が、担当者の頭の中・紙・Excel・連絡ツールに分かれている。日々の確認・調整を、ひとつのシステムで支えます。
01現状の課題
利用者とヘルパーの相性や細かな勤務条件を、特定の担当者しか把握しておらず、ほかの人に任せにくい。
02現状の課題
LINE・メール・電話などで届く連絡を拾い集め、シフト表に書き写している。後から届いた変更の反映にも手間がかかる。
ケアシンクでできること
ヘルパーの休暇申請・シフト申請(希望休)、利用者からの変更の連絡をシステム上で受け付けて集約し、シフト作成に必要な情報を確認しやすくします。
この課題への対応を詳しく見る03現状の課題
代わりに入れるヘルパーを探し、ほかの予定への影響を確認して、シフト表の修正と関係者への連絡を行っている。
ケアシンクでできること
候補一覧で担当できる人と前後の日の勤務を確かめながら、担当者や時間帯を画面上で調整。ヘルパーへ勤務できるかの確認を送ることもでき、紙の書き直しや表の作り直しの手間を減らします。
この課題への対応を詳しく見る04現状の課題
紙で提出された記録を一枚ずつ確認し、未提出や記入漏れを探している。誰がどこまで記録したかも把握しにくい。
05現状の課題
出勤・勤務時間の集計や申請・報告の資料準備に向けて、紙やExcelを集め、照合・計算・転記している。
処遇改善加算実績報告・勤怠集計・経営資料準備など
ケアシンクでできること
勤怠・介助実績を蓄積し、一覧での確認や、給与ソフト向けの勤怠データ・CSV・帳票の出力を通じて、情報を集め直す手間を減らします。
この課題への対応を詳しく見る処遇改善加算実績報告や経営資料準備に必要な情報の整理・集計を支援します。報告書の自動作成・申請・提出を行うものではありません。給与計算・介護報酬請求は別ソフトで行います。
About
ケアシンクは、重度訪問介護をはじめとした訪問系障害福祉のシフト・出勤簿・介助実績・請求を一元管理する業務支援クラウドです。同じ情報を次の業務へ引き継ぎ、転記や差分確認の負担を減らします。
Reasons
重度訪問介護をはじめとした訪問系障害福祉で日々発生する複雑な条件と、シフト・出勤簿・介助実績の確認業務。その実務を前提に、管理者の判断を支える仕組みをつくっています。
長時間・日またぎ・複数人体制など、重度訪問介護で日常的に起こる条件を前提に設計しています。
保有資格や勤務可能時間に加え、利用者とヘルパー、ヘルパー同士の相性も踏まえた割り当て案を、管理者が確認・調整できます。
予定と出退勤、介助実績の差分を同じ流れで確認。修正依頼・承認・月次確定から、給与ソフト向けの勤怠データの出力、ケアシンク 請求での国保連への請求ファイルづくりまでつなげます。
Features
登録した資格・相性・勤務希望などの条件をもとにシフトの案を作成。管理者が案を確認・調整してから、シフト表へ反映します。
ヘルパーの出退勤、予定との差分、休暇申請をまとめて確認。変形労働時間制の残業も日・週・月の順に集計し、確定した月は給与ソフト向けのデータや帳票として出力できます。
候補一覧で担当できる人を確かめながら割り当てを調整。シフトは月ごとにまとめて公開し、公開すると担当のある従業員にお知らせが届きます。
翌月シフトの公開し忘れや人が足りない枠、介助記録の未入力など、管理者が次に行う業務を把握しやすくします。
ケアシンク 請求
ケアシンク 請求は、ケアシンクの中で切り替えて使う請求の機能です。確定したシフトと介助実績をもとに、国保連へ出すファイルを作り、送る前に点検します。
事業所ごとに、使う・使わないを選べます。提供開始に向けて準備を進めています。
For every role
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左右の矢印で画面を切り替え、画像を押すと拡大できます。自動では切り替わりません。
管理者・サービス提供責任者
従業員・利用者の情報、資格、相性、勤務可能時間を登録しておくと、シフト自動作成で条件をもとにした案を作成します。管理者が案を確認・調整してシフト表へ反映し、月ごとにまとめて公開します。
シフト表で利用者と従業員の表を左右に並べたり、候補一覧で担当できる人と前後の日の勤務を確かめたりしながら、割り当てを調整します。
予定、出退勤、介助実績を照合し、要確認箇所を確認します。必要な修正依頼と承認を進め、月次確定につなげます。
休暇申請・希望休と勤務可能時間を確認し、シフトを調整するための情報をまとめて管理します。有給休暇は付与日に自動で付与され、次回の付与予定も一覧で確認できます。
未確認の記録や差分、日・週・月で集計した残業を確認して出勤簿を月次確定し、給与ソフト向けのデータや帳票を出力します。給与計算や介護報酬請求そのものは別ソフトで行います。
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ヘルパー
自分に共有されたシフトと勤務カレンダーから、介助予定と担当する利用者を確認します。
出退勤を記録し、勤務時間・サービス内容・介助内容を入力します。管理者が確認できるよう、現場での記録を同じ流れに残します。
勤怠を確認して必要な修正を申請します。有給などの休暇は休暇申請から全日・半日で申請し、管理者による確認につなげます。
シフト申請から、翌月の希望休を全日または出られない時間帯で出せます。管理者から勤務できるかの確認が届いたときは、自分の画面から回答します。
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利用者
いつ、誰が介助するかをカレンダーで確認できます。記録確認画面では、保存された介助記録(サービス提供記録)を予定と区別して振り返れます。
管理者が公開した変更後のシフトを、自分の画面で確認できます。画面を更新して最新の介助予定を取得します。事業所の設定により、月のシフトが公開されたときにお知らせを受け取れる場合があります。
希望する日付・時間帯・必要人数を入力し、事業所のシフト作成に必要な情報として伝えられます。希望どおりの配置を保証するものではありません。
「変更の連絡」から、いつもの介助予定の変更や追加のお願いを事業所へ連絡できます。事業所が確認した結果は同じ画面で確認できます。
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法人本部
法人に所属する事業所を確認します。所属していない事業所の情報は表示対象に含みません。
法人統合出勤簿で、所属事業所の従業員ごとの勤怠と法人全体の合計を確認し、事業所別の出勤簿を開けます。
従業員ごとの有給残高を確認し、所属事業所からの休暇申請の承認・却下を行えます。利用範囲は法人・事業所の構成を伺ってご案内します。
Onboarding
現在の運用を伺い、デジタルへ置き換える範囲を一緒に整理してから本稼働へ進みます。
事業所規模、現在のシフト・出勤簿・介助実績の管理方法、お困りの業務を伺います。
管理者・サービス提供責任者と現行業務を整理し、デジタルへ置き換える範囲を一緒に検討します。
利用機能、対象となる事業所・役割、初期情報、導入スケジュールをご案内します。
従業員・利用者情報、資格・勤務条件・相性情報をもとに、登録方法と役割ごとの操作をご説明します。
実際の業務で利用を開始し、日々の確認事項を整理しながら運用定着・改善を支援します。
重度訪問介護をはじめ、居宅介護などの訪問系障害福祉を対象としています。サービス種別や事業所の運用を伺ったうえで、対応範囲をご案内します。
管理している項目や形式を確認し、初期設定と移行方法をご相談します。
給与計算そのものは行いません。確定した勤怠を、給与ソフト(社労夢・オフィスステーション・freee)向けのデータとして出力します。国保連への請求は「ケアシンク 請求」で、提出するファイルづくりと送る前の点検まで行えます。送信は事業所の取込送信システムから行います。
登録した条件をもとに、シフトの案を作成する機能があります。案はそのまま確定せず、管理者が確認・調整してからシフト表へ反映し、月ごとに公開します。
原則オンラインで全国に対応します。対面での支援をご希望の場合は個別にご相談ください。