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Workflow
シフト作成・割り当て・公開
利用者ごとの介助予定と担当ヘルパーを一つの表で確認。シフト自動作成で作った案や人が足りない枠を見ながら管理者が割り当てを確認・調整し、月ごとにまとめて公開して現場へ共有します。
Features
管理者、ヘルパー、利用者、法人本部。それぞれに必要な情報と操作を、分かりやすく整理します。
Product workflow
シフト作成から勤怠・介助記録、月次確認まで、データの入ったデモ環境の画面でご紹介します。
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Workflow
利用者ごとの介助予定と担当ヘルパーを一つの表で確認。シフト自動作成で作った案や人が足りない枠を見ながら管理者が割り当てを確認・調整し、月ごとにまとめて公開して現場へ共有します。
02
Workflow
ヘルパーごとに一か月の予定と勤怠を一覧化。変形労働時間制の残業も日・週・月の順に集計し、打刻のエラーや予定との差分など要確認箇所を直してから、月次確定します。確定後に直す場合は、理由を記録して確定を取り消します。
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Workflow
現場から登録された介助実績を一覧で確認。日付・時間・ヘルパー・利用者・状態を同じ画面で追い、必要な確認や差し戻しにつなげます。
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Workflow
シフトの準備と公開の進み具合、人が足りない枠、介助記録の未入力、翌月シフトの公開し忘れなど、確認すべき情報を集約。事業所全体の次の対応を判断しやすくします。
画像を選択すると、このページ上で拡大して確認できます。掲載している画面・氏名はデモ環境の架空データです。開発中のため、提供時の画面や機能は変更される場合があります。
Function list
シフトの作成から勤怠・記録、帳票の出力まで、ケアシンクの主な機能を、対象の役割とあわせてご紹介します。
管理者
対象月と条件を選ぶと、登録した資格・相性・勤務希望・希望休・連続勤務の上限・働きすぎ防止などの条件をもとにシフトの案を1つ作成します。管理者が案の担当をその場で入れ替え・追加・解除して調整し、シフト表へ反映します(反映した時点では非公開)。条件によっては人が足りない枠が残るため、最終的な調整は管理者が行います。
管理者
利用者の表と従業員の表を左右に並べて見比べられます。枠を選ぶと、担当できる人・確認が必要な人を候補一覧に分けて表示し、前日・当日・翌日の勤務も確かめられます。別ウィンドウでも開けるため、2台のモニターで並べて使えます。
管理者
シフトは月ごとにまとめて公開します。公開すると、その月に担当がある従業員にお知らせが届きます。毎月25日以降、翌月のシフトがまだ公開されていないときは、ダッシュボードの「重要確認事項」に表示します。利用者へのお知らせは事業所の設定で切り替えられます(初期設定はオフ)。
管理者・ヘルパー
ヘルパーはシフト申請から、翌月の希望休を「全日」または「出られない時間帯」で出せます。希望休を受け付けるかと月の上限日数は、事業所ごとに設定できます。管理者から届いた「勤務できるか」の確認にも自分の画面から回答できます。回答は担当の割り当てを自動では変えず、管理者がシフトの調整に使います。
管理者
相性には「日勤だけNG」「夜勤だけNG」も登録できます。ヘルパーごとに、日勤・夜勤を続けてよい日数の上限や、夜勤明けの次の日の入り方の希望も設定でき、シフト自動作成と候補一覧で使います。
管理者
予定と出退勤の差分や、月次確定の前に直す必要がある点を確認し、従業員ごとに出勤簿を確定します。シフトをもとにした遅刻・早退の自動計算にも対応しています(初期設定はオン)。確定済みの月を直すときは、理由を記録して確定を取り消してから修正します。
管理者
1か月単位の変形労働時間制の時間外労働を、日ごと・週ごと・月の総枠の順に集計します。月のシフトが法定の総枠を超える人は確定の前にお知らせし、出勤簿からシフトを直接直せます。就業規則・労使協定に合わせた設定と、最終的な確認は事業所で行ってください。
管理者
シフトがある日は所定労働日、シフトで働く人の空欄の日は所定休日として扱います。法定休日はシフト表や出勤簿で付けられ、ヘルパー本人のカレンダーにも表示されます。
管理者・ヘルパー
ヘルパーがスマートフォンなどから介助記録を入力し、管理者が確認・差し戻しを行います。勤怠の修正は修正依頼として申請し、管理者が承認します。
管理者
同行・研修・面談などの介助外の勤務や、車両の乗車記録も残し、月ごとの帳票として印刷できます。
管理者・ヘルパー
休暇の申請・承認と、従業員ごとの有給休暇の付与・残高を管理します。付与日には法定の日数で自動で付与し(確認してから付与する設定も選べます)、次回の付与予定も一覧で確認できます。半日単位の取得にも対応し、年次有給休暇管理簿をCSVで出力できます。
管理者
出勤簿CSV、介助記録のCSV・Excel、労働者名簿CSVなどを出力できます。サービス提供実績記録票(様式12)などの帳票も印刷できます(居宅介護の様式1はβ版)。請求に使う前には、必ず内容をご確認ください。
管理者
確定した勤怠を、社労夢向けのCSV、オフィスステーションの給与データ取込テンプレート形式のExcel、freee形式の勤怠サマリーCSVで出力できます。出す項目・並び・時間の書き方・文字コードは事業所ごとに設定できます。ケアシンクは給与計算・介護報酬請求そのものは行いません。
管理者
利用者・従業員の基本情報、資格、勤務条件、相性(×の理由を含む)を登録し、シフト作成に使います。従業員の健康診断の受診状況も年度ごとに確認できます。
管理者
従業員・利用者・有給休暇などの情報を、Excelのテンプレートでまとめて取り込めます。取り込む前に、変更される内容を行ごとに確認できます。
管理者
お手元のシフト表や名簿などの資料をSmartSyncに入れていただくと、CareSyncの運営が内容を確認し、登録内容へ反映します。資料を入れただけで自動的に登録されるものではありません。
法人本部
所属する複数事業所の統合出勤簿、有給休暇、休暇申請を一つの画面で確認し、休暇申請の承認・却下を行えます。
すべての役割
どの画面にも「ヘルプ」の入口があり、今の画面の横にその画面の使い方を開けます。ヘルプセンターでは、キーワードで探したり印刷したりできます。解決しないときは、運営へお問い合わせいただけます。
管理者
誰が・いつ・どの操作を行ったかを監査ログで確認できます。CareSyncの運営が事業所のデータを操作した記録も、事業所の監査ログに表示されます。
自動作成の機能は、登録した条件をもとに案を作るものです。案は管理者が確認・調整してから反映し、すべての条件を満たすシフトができることを保証するものではありません。開発中のため、提供時の画面や機能は変更される場合があります。
Challenges & solutions
情報の整理からシフト作成、日々の記録、月次確認まで。気になる業務を開いてご覧ください。
利用者・ヘルパーの情報や予定、記録が紙・Excel・連絡ツールに分かれ、確認するたびに探したり、人に聞いたりしている。
ケアシンクでできること
利用者・ヘルパーの情報から、シフト・勤怠・介助記録までをまとめて管理し、必要な情報を確認しやすくします。
利用者とヘルパーの相性や細かな勤務条件を、特定の担当者しか把握しておらず、ほかの人に任せにくい。
ケアシンクでできること
相性や勤務条件をシステムに登録し、担当者の記憶だけに頼らず、シフト作成に活用できるようにします。
LINE・メール・電話などで届く連絡を拾い集め、シフト表に書き写している。後から届いた変更の反映にも手間がかかる。
ケアシンクでできること
ヘルパーの休暇申請・シフト申請(希望休)、利用者からの変更の連絡をシステム上で受け付けて集約し、シフト作成に必要な情報を確認しやすくします。
利用者が必要とする日時と、ヘルパーの勤務可能時間・資格・相性を見比べながら、誰をどこに配置できるか確認している。
ケアシンクでできること
必要な時間帯と勤務予定を見比べながら、配置状況や調整が必要な箇所を把握できるようにします。
さまざまな条件を考慮しながら担当者を割り当て、空きや重複を確認。見やすいシフト表に整えるまでに時間がかかる。
ケアシンクでできること
資格・相性・勤務希望などの条件をもとにシフトの案を作成します。案は管理者が確認・調整し(担当をその場で入れ替えるなど)、シフト表へ反映する流れを支援します。
代わりに入れるヘルパーを探し、ほかの予定への影響を確認して、シフト表の修正と関係者への連絡を行っている。
ケアシンクでできること
候補一覧で担当できる人と前後の日の勤務を確かめながら、担当者や時間帯を画面上で調整。ヘルパーへ勤務できるかの確認を送ることもでき、紙の書き直しや表の作り直しの手間を減らします。
紙への書き込みやExcelの修正が重なり、「誰が、いつ、どこに入るか」をすぐに確認できないことがある。
ケアシンクでできること
管理者が月ごとに公開したシフトを、ヘルパーや利用者が自分の画面で確認できるようにします。翌月のシフトが未公開のままのときは、管理者のダッシュボードでお知らせします。
紙で提出された記録を一枚ずつ確認し、未提出や記入漏れを探している。誰がどこまで記録したかも把握しにくい。
ケアシンクでできること
ヘルパーが現場で入力した記録を、管理者が画面で確認。紙を提出・回収して確認する作業を減らします。
「誰が、いつ、何をしたか」を確認するために、保管した紙や複数のファイルを探し直している。
ケアシンクでできること
日付や担当者などをもとに必要な記録を確認し、過去の介助内容や勤務状況を把握しやすくします。
出勤・勤務時間の集計や申請・報告の資料準備に向けて、紙やExcelを集め、照合・計算・転記している。
ケアシンクでできること
勤怠・介助実績を蓄積し、一覧での確認や、給与ソフト向けの勤怠データ・CSV・帳票の出力を通じて、情報を集め直す手間を減らします。
処遇改善加算実績報告や経営資料準備に必要な情報の整理・集計を支援します。報告書の自動作成・申請・提出を行うものではありません。給与計算・介護報酬請求は別ソフトで行います。
One service, every role
管理者が整えた予定を現場へ共有し、ヘルパーが入力した勤怠・介助記録を管理者が確認。利用者も共有された予定や記録を確認できます。
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左右の矢印で画面を切り替え、画像を押すと拡大できます。自動では切り替わりません。
For every role
役割を選び、業務の場面を開くと、できることを詳しく確認できます。
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左右の矢印で画面を切り替え、画像を押すと拡大できます。自動では切り替わりません。
管理者・サービス提供責任者
従業員・利用者の情報、資格、相性、勤務可能時間を登録しておくと、シフト自動作成で条件をもとにした案を作成します。管理者が案を確認・調整してシフト表へ反映し、月ごとにまとめて公開します。
シフト表で利用者と従業員の表を左右に並べたり、候補一覧で担当できる人と前後の日の勤務を確かめたりしながら、割り当てを調整します。
予定、出退勤、介助実績を照合し、要確認箇所を確認します。必要な修正依頼と承認を進め、月次確定につなげます。
休暇申請・希望休と勤務可能時間を確認し、シフトを調整するための情報をまとめて管理します。有給休暇は付与日に自動で付与され、次回の付与予定も一覧で確認できます。
未確認の記録や差分、日・週・月で集計した残業を確認して出勤簿を月次確定し、給与ソフト向けのデータや帳票を出力します。給与計算や介護報酬請求そのものは別ソフトで行います。
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左右の矢印で画面を切り替え、画像を押すと拡大できます。自動では切り替わりません。
ヘルパー
自分に共有されたシフトと勤務カレンダーから、介助予定と担当する利用者を確認します。
出退勤を記録し、勤務時間・サービス内容・介助内容を入力します。管理者が確認できるよう、現場での記録を同じ流れに残します。
勤怠を確認して必要な修正を申請します。有給などの休暇は休暇申請から全日・半日で申請し、管理者による確認につなげます。
シフト申請から、翌月の希望休を全日または出られない時間帯で出せます。管理者から勤務できるかの確認が届いたときは、自分の画面から回答します。
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左右の矢印で画面を切り替え、画像を押すと拡大できます。自動では切り替わりません。
利用者
いつ、誰が介助するかをカレンダーで確認できます。記録確認画面では、保存された介助記録(サービス提供記録)を予定と区別して振り返れます。
管理者が公開した変更後のシフトを、自分の画面で確認できます。画面を更新して最新の介助予定を取得します。事業所の設定により、月のシフトが公開されたときにお知らせを受け取れる場合があります。
希望する日付・時間帯・必要人数を入力し、事業所のシフト作成に必要な情報として伝えられます。希望どおりの配置を保証するものではありません。
「変更の連絡」から、いつもの介助予定の変更や追加のお願いを事業所へ連絡できます。事業所が確認した結果は同じ画面で確認できます。
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左右の矢印で画面を切り替え、画像を押すと拡大できます。自動では切り替わりません。
法人本部
法人に所属する事業所を確認します。所属していない事業所の情報は表示対象に含みません。
法人統合出勤簿で、所属事業所の従業員ごとの勤怠と法人全体の合計を確認し、事業所別の出勤簿を開けます。
従業員ごとの有給残高を確認し、所属事業所からの休暇申請の承認・却下を行えます。利用範囲は法人・事業所の構成を伺ってご案内します。
ケアシンクは給与計算・介護報酬請求ソフトそのものではありません。月次確認と、給与計算・請求業務につなぐためのデータ整理を支援します。