Features

役割ごとの業務を、
一つの流れで支える機能。

管理者、ヘルパー、利用者、法人本部。それぞれに必要な情報と操作を、分かりやすく整理します。

Product workflow

実際の画面で見るケアシンク

シフト作成から勤怠・介助記録、月次確認まで、データの入ったデモ環境の画面でご紹介します。

01

Workflow

シフト作成・割り当て・公開

利用者ごとの介助予定と担当ヘルパーを一つの表で確認。シフト自動作成で作った案や人が足りない枠を見ながら管理者が割り当てを確認・調整し、月ごとにまとめて公開して現場へ共有します。

シフト管理拡大して見る

02

Workflow

出勤簿・勤怠記録・月次確定

ヘルパーごとに一か月の予定と勤怠を一覧化。変形労働時間制の残業も日・週・月の順に集計し、打刻のエラーや予定との差分など要確認箇所を直してから、月次確定します。確定後に直す場合は、理由を記録して確定を取り消します。

出勤簿拡大して見る

03

Workflow

介助記録の一覧・確認

現場から登録された介助実績を一覧で確認。日付・時間・ヘルパー・利用者・状態を同じ画面で追い、必要な確認や差し戻しにつなげます。

介助記録管理拡大して見る

04

Workflow

業務ダッシュボード

シフトの準備と公開の進み具合、人が足りない枠、介助記録の未入力、翌月シフトの公開し忘れなど、確認すべき情報を集約。事業所全体の次の対応を判断しやすくします。

業務ダッシュボード拡大して見る

画像を選択すると、このページ上で拡大して確認できます。掲載している画面・氏名はデモ環境の架空データです。開発中のため、提供時の画面や機能は変更される場合があります。

Function list

主な機能の一覧

シフトの作成から勤怠・記録、帳票の出力まで、ケアシンクの主な機能を、対象の役割とあわせてご紹介します。

シフト

管理者

シフト自動作成

対象月と条件を選ぶと、登録した資格・相性・勤務希望・希望休・連続勤務の上限・働きすぎ防止などの条件をもとにシフトの案を1つ作成します。管理者が案の担当をその場で入れ替え・追加・解除して調整し、シフト表へ反映します(反映した時点では非公開)。条件によっては人が足りない枠が残るため、最終的な調整は管理者が行います。

管理者

シフト表の2画面表示と候補一覧

利用者の表と従業員の表を左右に並べて見比べられます。枠を選ぶと、担当できる人・確認が必要な人を候補一覧に分けて表示し、前日・当日・翌日の勤務も確かめられます。別ウィンドウでも開けるため、2台のモニターで並べて使えます。

管理者

月ごとの公開と公開し忘れのお知らせ

シフトは月ごとにまとめて公開します。公開すると、その月に担当がある従業員にお知らせが届きます。毎月25日以降、翌月のシフトがまだ公開されていないときは、ダッシュボードの「重要確認事項」に表示します。利用者へのお知らせは事業所の設定で切り替えられます(初期設定はオフ)。

管理者・ヘルパー

シフト申請(希望休)・勤務できるかの確認

ヘルパーはシフト申請から、翌月の希望休を「全日」または「出られない時間帯」で出せます。希望休を受け付けるかと月の上限日数は、事業所ごとに設定できます。管理者から届いた「勤務できるか」の確認にも自分の画面から回答できます。回答は担当の割り当てを自動では変えず、管理者がシフトの調整に使います。

管理者

相性の日勤NG・夜勤NGと連続勤務の条件

相性には「日勤だけNG」「夜勤だけNG」も登録できます。ヘルパーごとに、日勤・夜勤を続けてよい日数の上限や、夜勤明けの次の日の入り方の希望も設定でき、シフト自動作成と候補一覧で使います。

勤怠・記録

管理者

出勤簿と月次確定

予定と出退勤の差分や、月次確定の前に直す必要がある点を確認し、従業員ごとに出勤簿を確定します。シフトをもとにした遅刻・早退の自動計算にも対応しています(初期設定はオン)。確定済みの月を直すときは、理由を記録して確定を取り消してから修正します。

管理者

変形労働時間制の残業を日・週・月で集計

1か月単位の変形労働時間制の時間外労働を、日ごと・週ごと・月の総枠の順に集計します。月のシフトが法定の総枠を超える人は確定の前にお知らせし、出勤簿からシフトを直接直せます。就業規則・労使協定に合わせた設定と、最終的な確認は事業所で行ってください。

管理者

勤務日の種類(所定休日・法定休日)

シフトがある日は所定労働日、シフトで働く人の空欄の日は所定休日として扱います。法定休日はシフト表や出勤簿で付けられ、ヘルパー本人のカレンダーにも表示されます。

管理者・ヘルパー

介助記録・修正依頼

ヘルパーがスマートフォンなどから介助記録を入力し、管理者が確認・差し戻しを行います。勤怠の修正は修正依頼として申請し、管理者が承認します。

管理者

介助外の勤務・乗車記録

同行・研修・面談などの介助外の勤務や、車両の乗車記録も残し、月ごとの帳票として印刷できます。

管理者・ヘルパー

休暇申請・有給管理

休暇の申請・承認と、従業員ごとの有給休暇の付与・残高を管理します。付与日には法定の日数で自動で付与し(確認してから付与する設定も選べます)、次回の付与予定も一覧で確認できます。半日単位の取得にも対応し、年次有給休暇管理簿をCSVで出力できます。

帳票・出力

管理者

帳票とCSV出力

出勤簿CSV、介助記録のCSV・Excel、労働者名簿CSVなどを出力できます。サービス提供実績記録票(様式12)などの帳票も印刷できます(居宅介護の様式1はβ版)。請求に使う前には、必ず内容をご確認ください。

管理者

給与ソフト向けの勤怠データ出力

確定した勤怠を、社労夢向けのCSV、オフィスステーションの給与データ取込テンプレート形式のExcel、freee形式の勤怠サマリーCSVで出力できます。出す項目・並び・時間の書き方・文字コードは事業所ごとに設定できます。ケアシンクは給与計算・介護報酬請求そのものは行いません。

人・事業所の情報

管理者

利用者・従業員・相性の管理

利用者・従業員の基本情報、資格、勤務条件、相性(×の理由を含む)を登録し、シフト作成に使います。従業員の健康診断の受診状況も年度ごとに確認できます。

管理者

Excelでのまとめて登録

従業員・利用者・有給休暇などの情報を、Excelのテンプレートでまとめて取り込めます。取り込む前に、変更される内容を行ごとに確認できます。

管理者

SmartSync(資料のお預かり)

お手元のシフト表や名簿などの資料をSmartSyncに入れていただくと、CareSyncの運営が内容を確認し、登録内容へ反映します。資料を入れただけで自動的に登録されるものではありません。

法人本部

法人本部の画面

所属する複数事業所の統合出勤簿、有給休暇、休暇申請を一つの画面で確認し、休暇申請の承認・却下を行えます。

すべての役割

アプリ内ヘルプ

どの画面にも「ヘルプ」の入口があり、今の画面の横にその画面の使い方を開けます。ヘルプセンターでは、キーワードで探したり印刷したりできます。解決しないときは、運営へお問い合わせいただけます。

管理者

監査ログ

誰が・いつ・どの操作を行ったかを監査ログで確認できます。CareSyncの運営が事業所のデータを操作した記録も、事業所の監査ログに表示されます。

自動作成の機能は、登録した条件をもとに案を作るものです。案は管理者が確認・調整してから反映し、すべての条件を満たすシフトができることを保証するものではありません。開発中のため、提供時の画面や機能は変更される場合があります。

Challenges & solutions

現場の10の課題と、ケアシンクでできること

情報の整理からシフト作成、日々の記録、月次確認まで。気になる業務を開いてご覧ください。

01必要な情報が、あちこちに分かれている

利用者・ヘルパーの情報や予定、記録が紙・Excel・連絡ツールに分かれ、確認するたびに探したり、人に聞いたりしている。

ケアシンクでできること

業務に必要な情報を、ひとつのシステムに。

利用者・ヘルパーの情報から、シフト・勤怠・介助記録までをまとめて管理し、必要な情報を確認しやすくします。

02シフト作成に必要な情報が、担当者の頭の中にある

利用者とヘルパーの相性や細かな勤務条件を、特定の担当者しか把握しておらず、ほかの人に任せにくい。

ケアシンクでできること

担当者が把握している条件を、共有できる情報に。

相性や勤務条件をシステムに登録し、担当者の記憶だけに頼らず、シフト作成に活用できるようにします。

03休暇・勤務希望を集めるだけでも、手間がかかる

LINE・メール・電話などで届く連絡を拾い集め、シフト表に書き写している。後から届いた変更の反映にも手間がかかる。

ケアシンクでできること

勤務希望や利用予定を、システム上で受け付け。

ヘルパーの休暇申請・シフト申請(希望休)、利用者からの変更の連絡をシステム上で受け付けて集約し、シフト作成に必要な情報を確認しやすくします。

04利用予定と勤務条件の照合に、時間がかかる

利用者が必要とする日時と、ヘルパーの勤務可能時間・資格・相性を見比べながら、誰をどこに配置できるか確認している。

ケアシンクでできること

利用者とヘルパーの予定を、一覧で確認。

必要な時間帯と勤務予定を見比べながら、配置状況や調整が必要な箇所を把握できるようにします。

05毎月のシフトを、一枠ずつ手作業で組んでいる

さまざまな条件を考慮しながら担当者を割り当て、空きや重複を確認。見やすいシフト表に整えるまでに時間がかかる。

ケアシンクでできること

登録した条件をもとに、シフトの案を自動で作成。

資格・相性・勤務希望などの条件をもとにシフトの案を作成します。案は管理者が確認・調整し(担当をその場で入れ替えるなど)、シフト表へ反映する流れを支援します。

06急な休みや予定変更のたびに、調整し直している

代わりに入れるヘルパーを探し、ほかの予定への影響を確認して、シフト表の修正と関係者への連絡を行っている。

ケアシンクでできること

シフトの変更・調整を、画面上で。

候補一覧で担当できる人と前後の日の勤務を確かめながら、担当者や時間帯を画面上で調整。ヘルパーへ勤務できるかの確認を送ることもでき、紙の書き直しや表の作り直しの手間を減らします。

07最新のシフトが、どれか分かりにくい

紙への書き込みやExcelの修正が重なり、「誰が、いつ、どこに入るか」をすぐに確認できないことがある。

ケアシンクでできること

公開した最新の予定を、それぞれの画面へ。

管理者が月ごとに公開したシフトを、ヘルパーや利用者が自分の画面で確認できるようにします。翌月のシフトが未公開のままのときは、管理者のダッシュボードでお知らせします。

08介助記録・勤怠記録の確認に、手間がかかる

紙で提出された記録を一枚ずつ確認し、未提出や記入漏れを探している。誰がどこまで記録したかも把握しにくい。

ケアシンクでできること

勤務・介助の記録を、スマートフォンから。

ヘルパーが現場で入力した記録を、管理者が画面で確認。紙を提出・回収して確認する作業を減らします。

09過去の介助内容や勤務状況を、すぐに振り返れない

「誰が、いつ、何をしたか」を確認するために、保管した紙や複数のファイルを探し直している。

ケアシンクでできること

蓄積した記録を、確認・振り返りに活用。

日付や担当者などをもとに必要な記録を確認し、過去の介助内容や勤務状況を把握しやすくします。

10処遇改善加算実績報告や勤怠集計、経営資料準備のたびに、情報を集め直している

出勤・勤務時間の集計や申請・報告の資料準備に向けて、紙やExcelを集め、照合・計算・転記している。

ケアシンクでできること

日々の記録を、集計・資料準備に使えるデータに。

勤怠・介助実績を蓄積し、一覧での確認や、給与ソフト向けの勤怠データ・CSV・帳票の出力を通じて、情報を集め直す手間を減らします。

処遇改善加算実績報告や経営資料準備に必要な情報の整理・集計を支援します。報告書の自動作成・申請・提出を行うものではありません。給与計算・介護報酬請求は別ソフトで行います。

One service, every role

同じ情報を、それぞれに合った画面で

管理者が整えた予定を現場へ共有し、ヘルパーが入力した勤怠・介助記録を管理者が確認。利用者も共有された予定や記録を確認できます。

For every role

役割に合わせた機能

役割を選び、業務の場面を開くと、できることを詳しく確認できます。

管理者・サービス提供責任者

事業所全体を見渡して、調整・確認する

翌月のシフトを作成・調整したいとき

従業員・利用者の情報、資格、相性、勤務可能時間を登録しておくと、シフト自動作成で条件をもとにした案を作成します。管理者が案を確認・調整してシフト表へ反映し、月ごとにまとめて公開します。

担当者を差し替えたいとき

シフト表で利用者と従業員の表を左右に並べたり、候補一覧で担当できる人と前後の日の勤務を確かめたりしながら、割り当てを調整します。

出勤簿・介助実績に差分があるとき

予定、出退勤、介助実績を照合し、要確認箇所を確認します。必要な修正依頼と承認を進め、月次確定につなげます。

休暇や勤務条件を確認したいとき

休暇申請・希望休と勤務可能時間を確認し、シフトを調整するための情報をまとめて管理します。有給休暇は付与日に自動で付与され、次回の付与予定も一覧で確認できます。

月末の確認を進めたいとき

未確認の記録や差分、日・週・月で集計した残業を確認して出勤簿を月次確定し、給与ソフト向けのデータや帳票を出力します。給与計算や介護報酬請求そのものは別ソフトで行います。

役割ごとの機能を見る →

ケアシンクは給与計算・介護報酬請求ソフトそのものではありません。月次確認と、給与計算・請求業務につなぐためのデータ整理を支援します。

ケアシンク 請求

実績から、
そのまま請求へ。

確定した実績をもとに、国保連へ出すファイルを作り、送る前に点検します。